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Sumário
Introdução
O objetivo dos estoques é maximizar o lucro (para empresa privada) ou o investimento (para empresa pública). A maximização pode ser feita de diversas formas. Para uma empresa pública o objetivo não é realizar lucro, mas sim atender aos beneficiários e maximizar os investimentos. Como isto pode ser feito? Por meio do dimensionamento dos estoques. Isto é válido para empresas não públicas também. Em ambos os casos isto leva às mesmas questões, como: O que comprar? Quando comprar? Quanto comprar? Como armazenar? Como controlar? Como movimentar?
A função de administrar os estoques é maximizar o efeito sobre os projetos das organizações. As organizações executam políticas derivadas de estratégias. Para que a administração obtenha os efeitos desejados sobre as políticas, o uso dos estoques permitirá a continuidade da prestação dos serviços de tal forma a não haver interrupções.
O estoque funciona como amortecedor entre os vários estágios produtivos (estágios de processos administrativos).
Se uma organização pode ser definida como um processo de transformação de produtos, serviços e ideias os estoques passam a desempenhar o papel de combustível na estrutura. Analisando que um processo é composto de um conjunto de atividades menores, é possível perceber que ocorrerão acúmulos de materiais em uso entre as diferentes atividades. A existência desses pequenos estoques de materiais permite que as operações não sejam interrompidas e que os serviços sejam prestados aos clientes e usuários. Dada à dimensão de escala e de variedade da estrutura de produtos e serviços existentes nas empresas, a soma de todos esses pequenos estoques pode se tornar significativa e implicar em desafios dignos de um bom administrador.
O aumento no tamanho do estoque requer aumento de responsabilidadepara o administrador.
Reflita um pouco sobre esta questão. Imagine que está sob sua responsabilidade uma resma de folhas de papel sulfite (valor R$10,00). Agora imagine que você é o responsável por 100 caixas com 10 resmas cada (valor R$10.000,00). E se forem 100 carros da frota (valor R$4.000.000,00). Observe que os materiais consumíveis como papel, canetas, clipes, e outros da mesma natureza possuem valores pequenos, mas devem ser considerados ao longo do período (ano), o que pode crescer a importância financeira do mesmo, ao contrário de um bem como um carro (o mesmo valor ao longo do ano e talvez dos anos seguintes).
A dimensão dos estoques pode ser uma situação conflitante entre departamentos sob a escolha do tamanho destes. Na administração pública, assim como nas empresas não públicas, existem visões diferentes sobre o assunto. O aumento dos custos de armazenagem provoca diversas discussões entre os administradores sobre a questão. Para alguns, estoques pequenos são melhores, para outros estoques maiores são a solução. O conflito de opiniões não significa que um está certo e que o outro está errado, são apenas pontos de vista diferentes e divergentes sobre o mesmo assunto. Você pode estar se perguntando: Como isto é possível? Não deveria haver uma única interpretação dos administradores?
Políticas de estoque
Faz-se necessário estabelecer objetivos organizacionais. A primeira questão está relacionada ao alinhamento das atividades operacionais da área de estoques. É preciso que o administrador desenvolva suas atividades alinhadas à estratégia do departamento e o departamento alinhe suas estratégias à instância superior de tal forma que toda a cadeia de serviços esteja alinhada ao grande projeto da organização. Este é um grande desafio, principalmente porque existem problemas imensos de comunicação e a velocidade de acompanhamento e absorção das informações é diferente para cada ser humano. Não se pode ter certeza de que toda a estrutura esteja perfeitamente alinhada. Cabe então ao administrador de materiais propor objetivos organizacionais que sejam operacionais.
São políticas de administração de estoques: (i) Tempos para a entrega dos produtos aos usuários/beneficiários; (ii) Distribuição geográfica dos armazéns; (iii) Relação dos produtos existentes nos armazéns; (iv) Quantidades existentes de cada item no armazém.
Princípios da gestão de estoque
Para se controlar os materiais, o administrador deve cuidar o quanto e o que deve permanecer em estoque. Sempre existe o risco do obsoletismo. O administrador deve determinar por quanto tempo algo deve permanecer em estoque (existem outros riscos além do obsoletismo, como o roubo, aumento no potencial de acidentes, custo, etc.), o que conduz a outra questão, que é quando o administrador de materiais deve reabastecer seu estoque (problemas com espaço, gastos com movimentações, capital investido, etc.).
A questão do prazo de reabastecimento conduz a outra questão, que é qual quantidade será necessária em estoque para manter o atendimento no patamar estipulado.
A questão da quantidade também está conectada à questão do quando acionar o departamento de compras, para que o material a ser comprado chegue no prazo necessário. Isto, por sua vez, leva a outra questão que é saber qual o tempo necessário para que esta operação ocorra normalmente.
Para que essas atividades (relacionadas a habilidades e competências) surtam os efeitos desejados, o administrador deve estipular como serão controladas as quantidades existentes (auditorias e inventários), como serão controlados os valores dos itens em estoque (auditorias contábeis). Outra questão para o administrador é estabelecer como serão controladas as posições que os produtos ocupam nos estoques, pois existe uma dinâmica (sazonalidade) no consumo e certamente existirão limitações físicas. Os itens em estoque poderão ser danificados em seu manuseio (quedas, acidentes com equipamentos, sinistros), desta forma o controle também exigirá que o administrador retire os itens danificados e registre os eventos para efeitos contábeis.
Tipos de estoque
Os estoques podem ser classificados, para uma melhor compreensão de suas finalidades. Abaixo, veremos a definição de cada um deles:
- Estoques de matérias-primas: Também chamados de estoques de proteção. Todo processo de transformação (processos) deve ser protegido de eventuais paradas por falta de insumos (materiais). Na área pública, notadamente a presença de serviços é preponderante, mas também ocorrem atividades produtivas como na área não pública, por exemplo: na produção de água, produção de remédios, produção de energia e outros produtos que você mesmo talvez possa acrescentar. Para a área de serviços os chamados estoques de matéria-prima são compostos por materiais empregados nas atividades administrativas (materiais de escritório). Os estoques de matérias-primas protegem as etapas seguintes da falta de insumos necessários (processos) para a continuidade dos serviços.
- Estoques de Produtos em Processo: Também chamado de trabalhos em processo (em inglês work in process – WIP ), são os estoques que aparecem devido às diferentes velocidades de trabalho existentes em uma estrutura complexa, formada por mais de um trabalho interligado. Imagine que na fabricação de água sejam necessários diversos tanques, nos quais a água fica esperando que um processo físico-químico ocorra, por exemplo, a decantação, ou a fluoretação. Em cada etapa você terá produtos (água) parados formando um estoque. Da mesma forma, em uma repartição pública um processo como o trâmite de documentos (um pedido de aposentadoria, por exemplo), passará por várias etapas: conferência de documentos, análise de documentos, emissão de parecer, e assim por diante. Os processos que ficam momentaneamente parados aguardando que a etapa seguinte realize sua atividade constituem de um estoque (de serviços) em processo, ou trabalho em processo.
- Estoques de produtos acabados: Este é o tipo de estoque mais simples de ser encontrado nas organizações, mas que não necessariamente requer menos cuidado. O estoque de produtos acabados é formado pelos produtos prontos para serem entregues aos clientes/usuários. Por exemplo, em uma farmácia da rede pública, os remédios à disposição dos clientes/usuários são um desses tipos de estoque, um contra-cheque de funcionário é outro exemplo, uma cama liberada em hospital é outro, a água nos reservatórios outro e assim por diante.
- Estoque de (produtos em) Canal (de distribuição): É um tipo especial de estoque de produto pronto. Este tipo de estoque só aparece quando o tempo de entrega passa a ser significativo. Volte a analisar a questão da distribuição de água. Quando você abre a torneira não recebe de uma única vez toda a água que precisa, ela vai passando dentro de um padrão de entrega (vazão). Quanto mais tempo demora, mais o estoque deve ser considerado. Agora imagine que a companhia de saneamento de seu município tem um reservatório de 1.000.000 litros de água. Pode ser que o volume de água nos tubos seja muito significativo e não necessariamente considerado.
- Estoques de peças de Manutenção: Este tipo de estoque é diferenciado dos estoques de matérias-primas e de produtos acabados. Na execução das atividades de transformação existe tanto a matéria-prima, que estará presente na entrega do produto acabado, quanto os equipamentos utilizados para a execução das atividades. Imagine que os aparelhos que você usa no dia a dia possam sofrer panes e ficar inoperantes. Será necessária a substituição total ou de partes destes equipamentos. Seu telefone quebrou alguém terá outro para substituir; o monitor de seu computador deixou de funcionar, vai existir outro para substituir. Se o órgão público (como a polícia militar) tem uma área de manutenção como uma oficina para sua frota de veículos, poderão existir pneus dos carros, óleo lubrificante, peças de veículos e assim por diante para serem utilizados.