< VOLTAR AO CURSO
Sumário
Six Sigma
O que é?
Em poucas palavras, six sigma é um sistema de gestão focado no aperfeiçoamento de processos. Suas principais características são uma abordagem estatística e a implementação através de um método consistente.
O uso de dados é fundamental para que essa abordagem funcione corretamente, pois sua definição de excelência é baseada num conceito matemático, o desvio padrão.
Ele indica o grau de variação em determinado item, com relação à média do grupo ao qual este item pertence. Como exemplo, podemos imaginar uma marca que vende 1L de refrigerante por R$ 5,00. Quanto menor o desvio padrão, mais perto de 1L terão as garrafas.
Essa precisão é importante por duas razões: se houver muito menos que 1L numa determinada garrafa, o cliente se sentirá prejudicado com a compra. Se houver muito mais, a fabricante estará perdendo dinheiro.
O número de excelência no Six Sigma é de 3,4 defeitos por milhão de processos executados. Isso significa uma precisão de 99.99966% em qualquer atividade realizada na empresa.
Quanto mais perto desse valor, mais perto a organização estará de reduzir custos, otimizar produtos e tornar-se confiável para os clientes.
Métodos
DMAIC
Representação do método DMAIC
No método DMAIC, a primeira etapa é a Definição de um problema que o projeto deve resolver, quais seus objetivos, e quem será responsável por ele.
O segundo passo é a Mensuração onde o maior número de informações possíveis deve ser obtido, sempre visando uma representação matemática, para que o desvio padrão possa ser aplicado. Em seguida, ocorre uma Análise para descobrir quais erros estão causando a variação no processo.
A partir daí, são feitas as Melhorias (do inglês Improvement), visando os objetivos traçados inicialmente. Por fim, é realizado o Controle para avaliar o nível de sucesso obtido com as mudanças e estabelecer mecanismos capazes de sustentar os bons resultados.
DMADV
Representação do método DMADV
O modelo DMADV possui uma estrutura semelhante, porém com algumas variações que o tornam mais adaptado à criação de novos produtos e serviços.
Ele também começa pela Definição de quais objetivos devem ser alcançados, e quem irá conduzir o projeto. A Mensuração irá obter dados visando definir as características que o produto/serviço precisa ter, enquanto a Análise utilizará essas informações para discutir quais delas se adequam ao projeto.
A partir daqui, as coisas mudam um pouco.
A etapa seguinte é o Design, onde um protótipo será desenhado, aperfeiçoado e encaminhado, por fim, à Verificação, que fará testes para garantir a harmonia entre o produto/serviço final e os objetivos iniciais.
Mais a frente, nos próximos módulos, veremos indicadores KPI que complementam a metodologia Six Sigma e garantem uma análise completa e refinada dos processos.
5S
O que é?
O 5S é um programa de gestão de qualidade empresarial desenvolvido no Japão que visa aperfeiçoar aspectos como organização, limpeza e padronização.
Os princípios utilizados pelo Programa 5S para alcançar a melhoria contínua e a qualidade total não são diferentes de alguns princípios fundamentais para o crescimento humano e profissional.
O Programa 5S normalmente é implementado como um plano estratégico para que alguns aspectos fundamentais da empresa comecem a apresentar melhorias rumo à qualidade total.
A junção no número “5” com a letra “S” vem de cinco palavras japonesas que começam com S:
- Seiri – Senso de utilização
- Seiton – Senso de organização
- Seiso – Senso de limpeza
- Seiketsu – Senso de padronização
- Shitsuke – Senso de disciplina
Como funciona?
Representação da metodologia 5S
O programa 5S pode ser implementado em qualquer tipo de empresa, órgãos públicos, escolas, associações e até na vida pessoal de cada um. Sua implementação leva a um aumento na produtividade, eficiência, segurança e motivação, além de ser aliado dos requisitos para uma certificação ISO.
Isso ocorre porque o programa 5S trabalha os seguintes aspectos:
5S – Seiri: Senso de utilização
O principal objetivo da primeira etapa do programa 5S é tornar o ambiente de trabalho mais útil e menos poluído, tanto visualmente como espacialmente. Para tal, deve-se classificar os objetos ou materiais de trabalho de acordo com a frequência com que são utilizados para, então, rearranjá-los ou colocá-los em uma área de descarte devidamente organizada. O resultado desse primeiro passo do programa 5s é um ambiente de trabalho estruturado e organizado de acordo com as principais necessidades de cada empresa.
5S – Seiton: Senso de organização
O segundo passo do programa 5s é uma continuação do primeiro. Seu conceito chave é a simplificação. A partir da organização espacial previamente feita, essa etapa visa dar aos objetos que são menos utilizados um local em que eles fiquem organizados e etiquetados. Assim, agilizam-se os processos e há maior economia de tempo.
5S – Seiso: Senso de limpeza
O terceiro item o processo 5S consiste na limpeza e investigação minuciosa do local de trabalho em busca de rotinas que geram sujeira ou imperfeições. Qualquer elemento que possa causar algum distúrbio ou desconforto (como mal cheiro, falhas na iluminação ou barulhos) deve ser consertado. O principal resultado é um ambiente que gera satisfação nos funcionários por trabalharem em um local limpo e arrumado, além de equipamentos com menos possibilidades de erros ou de quebra por conta da constante fiscalização.
5S – Seiktsu: Senso de padronização
O quarto conceito do programa 5S consiste na manutenção dos três iniciais, gerando melhorias constantes para o ambiente de trabalho. Nessa etapa, deve-se definir quem são os responsáveis pela continuidade das ações das etapas iniciais do 5s. Com um ambiente mais limpo, há grande chance de os funcionários também buscarem maior cuidado com o visual e com a saúde pessoal, garantindo ainda mais equilíbrio e bom desempenho no trabalho e contribuindo ainda mais para o andamento do processo rumo à qualidade total.
5S – Shitsuke: Senso de disciplina
Quando o quinto e último processo do programa 5s está em execução, quer dizer que o programa está em andamento perfeito. A disciplina, que pode ser considerada a chave do 5S, existe quando cada um exerce seu papel para a melhoria do ambiente de trabalho, do desempenho e da saúde pessoal, sem que ninguém o cobre por isso.
Kaizen
O que é?
No contexto da uma empresa, as práticas de Kaizen trazem aquilo que todo empreendedor procura: redução de custos e aumento de produtividade. De acordo com os ensinamentos do professor Masaaki, isso ocorre a partir do pressuposto que as pessoas podem melhorar continuamente no desenvolvimento de suas atividades.
Ele professa que o trabalho coletivo deve prevalecer sobre o individual; que o ser humano é visto como um dos bens mais valiosos de uma organização, e que deve ser incentivado a direcionar seu trabalho para as metas compartilhadas da empresa, sem que deixe de atender às suas necessidades pessoais. No Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores coletivos.
Para Masaaki Imai, existem alguns “mandamentos” para a aplicação da filosofia em uma empresa:
- O desperdício deve ser eliminado, pois melhorias graduais devem ocorrer continuamente.
- Todos os colaboradores devem estar envolvidos, de gestores do topo até intermediários e pessoal de base.
- O Kaizen é baseado em uma estratégia barata; acredita-se que um aumento de produtividade pode ser obtido sem investimentos significativos, sem a necessidade de se aplicar somas astronômicas em tecnologias e consultores.
- Pode ser aplicado em qualquer lugar e não somente dentro da cultura japonesa.
- Apoia-se no princípio de uma gestão visual, de total transparência de procedimentos, processos e valores, tornando os problemas e os desperdícios visíveis aos olhos de todos.
- A atenção deve ser dirigida ao local onde se cria realmente valor, ou seja, o chão de fábrica (isto no caso de uma indústria – no da sua empresa, priorize o ambiente de trabalho).
- O Kaizen é orientado para os processos.
- Dê prioridade às pessoas; acredita-se que o esforço principal de melhoria deve vir de uma nova mentalidade e de um estilo de trabalho diferente por parte das pessoas. Isso por meio da orientação pessoal para a qualidade e para valores como: espírito de equipe, sabedoria, moral e autodisciplina.
- O lema essencial da aprendizagem organizacional é: aprender fazendo.
Como funciona?
De acordo com os preceitos de Imai, existem três formas de se implementar as práticas no ambiente empresarial:
Kaizen para administração – envolve as mais importantes questões, garantindo o progresso na implantação e no moral do grupo. Segundo Imai, um gerente deve dedicar pelo menos 50% do seu tempo a este aprimoramento, que se relaciona às mais diversas práticas – desde utilizar papel de rascunho para impressão até o compartilhamento de informações importantes. Isto depende de seu perfil de empreendedor.
Enfim, você deve transformar estas práticas em padrão, e fazer com que todos da sua empresa o sigam. Se as pessoas são capazes de acompanhá-lo, mas não o fazem, você deve implementar a disciplina. Se elas não são capazes de seguir o padrão, o ideal é que sejam oferecidos treinamentos – ou que se revise o padrão para que a aplicação se torne mais fácil.
Kaizen para o grupo – no ambiente de uma empresa, o processo de melhoria contínua está intimamente associado ao espírito de equipe. Isso implica o envolvimento de todas as pessoas da sua organização no aperfeiçoamento dos processos.
Os grupos de Kaizen devem ser formados por pessoas de todas as áreas da sua empresa. E o objetivo aqui é aprender a utilizar as técnicas nas soluções dos problemas. Cada grupo deve ter um líder, que assumirá o papel de informar aos participantes sobre o andamento dos processos, além de transformar informações em ação.
Os grupos de Kaizen costumam atuar da seguinte forma: realiza-se um estudo de todos os problemas a serem solucionados. Deve se definir se as soluções são fáceis ou se haverá a necessidade de auxílio do ciclo PDCA, que tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos na execução de uma gestão. E além do PDCA, outras ferramentas poderão ser utilizadas, como diagramas de causa e efeito e o 5W2H.
Kaizen voltado para pessoas – Ocorre na forma de sugestões. A ideia é estimular as pessoas a demonstrarem mais empenho em realizar as suas tarefas. Esse sistema deve ser bem dinâmico e funcional, servindo de avaliação de desempenho para funcionários de todas as esferas, sem exceção.
A3
O que é?
O relatório A3 é uma ferramenta que busca reconhecer e propor a resolução de problemas. Por meio dela, é possível identificar a causa raiz, sua natureza e a gama de contramedidas possíveis, para só então selecionar a melhor, colocar em prática e daí observar se realmente o problema foi efetivamente solucionado.
Ufa! Parece complicado? Mas pode ser facilmente entendido.
Mais do que a folha papel de tamanho A3, ele é uma ferramenta Lean que ajuda a estruturar o raciocínio e montar uma história do início ao fim.
O Relatório A3 é uma forma de buscar, reconhecer e propor a resolução de problemas através da identificação da causa raiz, de sua natureza e da gama de contramedidas possíveis. Para só então selecionar a melhor, colocar em prática e daí observar se realmente o problema foi efetivamente solucionado.
A estrutura do relatório A3 é baseada no ciclo PDCA e na gestão visual e, apesar de existirem variações, na maioria das indústrias é composto da seguintes partes básicas:
- Background ou considerações iniciais
- Situação ou estado atual
- Objetivo
- Análise
- Proposta de melhoria
- Plano de ação
- Acompanhamento e indicadores.
Representação do relatório A3
Como funciona?
Preencher o relatório A3 não é uma tarefa complexa e ficará ainda mais fácil a partir do passo a passo que listamos abaixo. Acompanhe!
1. Background ou considerações iniciais
O primeiro passo é conseguir o entendimento completo do problema, por isso, não economize esforços para visualizar o contexto, pois um detalhe esquecido pode gerar um grande impacto.
Para começar a entender os problemas, você pode ir pessoalmente ao local e observar atentamente o fenômeno. Se for no chão de fábrica, por exemplo, é possível conversar com os envolvidos para obter informações sobre como e em quais condições o problema ocorreu.
Podemos fazer uma analogia com uma cena de um crime. Onde quanto mais próximo do acontecimento, o engenheiro com sua visão especializada, será capaz de enxergar as evidências necessárias para entender o problema.
Portanto, nessa etapa deve-se realizar as seguintes tarefas:
- Definição do problema.
- Histórico do problema
- Levantamento das perdas atuais
- Avaliação dos possíveis ganhos
- Identificação dos principais efeitos
- Gerar um documento.
2. Situação ou estado atual
Quando estamos lidando com problemas, geralmente usamos o pensamento mais simples para identificar suas causas. Porém, não são raras as ocasiões em que deixamos alguns detalhes despercebidos.
Na primeira etapa usamos ferramentas que ajudam a entender as possíveis causas do problema, através da observação e levantamento de dados.
Agora, na segunda etapa, vamos usar meios de entender o comportamento dele. Uma ferramenta que pode facilitar a visualização do problema é o Diagrama de Pareto, que vimos anteriormente.
3. Objetivos e visualizar o estado futuro
Depois de entender as causas principais, já é possível pensar nas mudanças necessárias no sistema atual para começar a trabalhar.
Devemos pensar nos objetivos e visualizar o estado ideal para que não ocorra retrabalhos e nova ocorrências do problema.
Mas como fazer isso?
Defina objetivos claros, como ganhos de produtividade em 20% ou diminuição de gargalos em 90%. Muitas empresas utilizam o método SMART, que já vimos em módulos anteriores, como forma de definir objetivos que sejam específicos, mensuráveis, realistas, alcançáveis e oportunos.
4. Análise de causa raiz
O foco dessa parte é simples: identificar a causa raiz do problema. Com as possíveis causas levantadas e uso dos diagramas para ajudar no entendimento, é possível filtrar aquelas que causam os maiores impactos no processo.
Para resumir e concluir essa parte você pode fazer as seguintes atividades:
- Definir as causas mais influentes
- Escolha das causas mais prováveis
- Análise das causas mais prováveis
- Especificar contramedidas
Para conseguir realizar essas tarefas, podemos utilizar as ferramentas que estudamos, como 5 porquês e Diagrama de Ishikawa.
5. Proposta de melhoria
Com as análises e objetivos bem definidos, parte-se para as contramedidas, que é uma fase que pode se tornar problemática.
Em muitas indústrias, as boas ideias são abandonadas por não ter uma contramedida clara para sua implementação. Por isso:
- Liste todas as contramedidas
- Defina o modo de ação delas
- Especifique um responsável
Após definir as contramedidas e o plano, geralmente ocorre uma fase de aprovação. A importância dessa etapa burocrática é promover uma validação do trabalho até esse momento, mas também é uma oportunidade de obter feedback do que foi desenvolvido.
6. Plano de ação
O plano de ação faz parte de qualquer proposta de solução de problema. Por meio deles são definidas as tarefas exigidas para realizar as contramedidas propostas, dos responsáveis por cada atividade e de quando a atividade será completada.
A ferramenta 5W2H, que já estudamos, pode ser utilizada para desenvolver essa função. Após definir o plano de ação, para implementar o relatório A3, é preciso listar e informar as pessoas para coordenar suas tarefas dentro do prazo estipulado.
Após ser aprovado, o plano de ação é executado sempre seguindo ao máximo o que foi planejado. Ao mesmo tempo, é necessário acompanhar as atividades para notar se estão ocorrendo desvios.
Caso os resultados estejam sendo atingidos, as mudanças são estabelecidas como parte dos processos e os resultados são expandidos.
Caso eles não estejam satisfeitos, retomamos os esforços para descobrir o porquê e buscamos novas ações corretivas.
7. Acompanhamento e indicadores
Após a execução de todas atividades é de se esperar que haja uma análise entre os resultados estipulados e os resultados reais.
Esse acompanhamento tem como benefícios saber se o que foi implementado teve efeito positivo, e se o aprendizado sobre o método A3 gerou um melhor entendimento da situação atual.
E por fim mostra que a organização está prestando atenção nos problemas por meio do acompanhamento dos colaboradores e também dos gerentes.
Vídeos de apoio
Assista aos vídeos abaixo para reforçar o conteúdo e aprender alguns tópicos não mencionados no texto-base.
- Vídeo #1
- Vídeo #2
- Vídeo #3
- Vídeo #4
Quiz
Responda o quiz abaixo para avaliar seu aprendizado neste módulo e também registrar sua presença.
Se estiver com dificuldade de visualizar o formulário abaixo, clique aqui!